domingo, 25 de junio de 2017

La digitalización no es suficiente para ser competitivo

  • Escrito por Eric Mass, director de la División de Consultoría de mejoras de Operaciones de Ayming

La gestión de compras supone de media el 75% del gasto total de las empresas. Por ello, los departamentos de Compras, como interfaz entre el mercado y la empresa, son esenciales para alcanzar la competitividad. Necesitan herramientas que les ayuden a simplificar su trabajo en los diferentes procesos, pero sobre todo, que les hagan ganar tiempo y aporten valor.

Eric Mass 1Si bien la transformación digital ha llegado ya a Compras ante la necesidad de las empresas de reducir costes, existe un paso previo a la digitalización, imprescindible, del que a veces nos olvidamos: diseñar de forma estratégica cuál es la mejor forma que conviene a la empresa para transformar el negocio. No hay que precipitarse y digitalizar sin más.

La empresa suele apoyarse a todos los niveles en aplicaciones ERP (Enterprise Resource Planning, Sistema de planificación de recursos empresariales), pero éstas no son una solución per se, lo que hacen es que trabajemos como lo estipula el software, pero no como lo necesitamos. Es obvio que la digitalización aporta valor en cada paso de la cadena, pero ¿nos hemos parado previamente a pensar cómo diseñar la transformación del negocio y con qué objetivos? En este sentido, es conveniente asesorarnos con especialistas en la transformación del negocio.

Entrando en detalle, los retos que han de afrontar los departamentos de Compras para ser más eficaces pasan por controlar el escenario económico actual generado por la globalización y los continuos cambios del mercado; generar soluciones para mejorar la gestión de la empresa y asegurar la calidad y los plazos de entrega en el proceso de compra. Si el área de Compras quiere adquirir una función clave dentro de las organizaciones, tiene que asegurar una aportación de valor sinónima de gestión profesional, interrelacionada e integrada dentro de la organización. Compras y Operaciones pueden impactar directamente en la rentabilidad de las empresas, pero han de definir cuáles son las mejores formas de asegurarse de ello, no precipitándose a la hora de abordar este paso estratégico y trascendental.

A la digitalización de Compras se une hoy en día otro fenómeno imparable que aporta también valor a la empresa, la subcontratación de una parte de los procesos de negocio a un proveedor de servicios especializado, lo que se denomina servicios Business Process Outsourcing (BPO). Según estimaciones de Ayming, han crecido un 30% en España las peticiones de servicios BPO por parte de los departamentos de Compras a tres direcciones: para evitar problemas de gestión, para ganar en rentabilidad, para tener un auténtico rol de transformación, externalizando procesos para ser plenamente eficaces y obtener una ventaja competitiva frente al mercado.

Ante picos de trabajo, cambios legislativos, etapas de fusión, adquisición y/o transformación de la empresa, concentran su departamento de Compras en áreas estratégicas y clave. Con ello persiguen no solamente conseguir ahorros, sobre todo "manos adicionales", transferencia de metodología y cambiar el pasivo laboral por una prestación de servicios evaluables de forma tangible. El ahorro que pueden conseguir se encuentra entre un 6% y un 40%.

A estos tradicionales motivos, otros que se han añadido y que están catalizando la externalización por parte de Compras son: la necesidad de crear estructuras dinámicas, flexibles y adaptables a los cambiantes entornos de hoy en día en cuanto a las formas de hacer negocio y prestar servicios; una mejor planificación; la garantía de disponibilidad y gestión de recursos de todo tipo, incluidos los humanos y tecnológicos a un coste predecible; la mejora continua y la especialización del servicio, al contar la empresa que presta el servicio de BPO con profesionales muy formados, de los que no dispone la empresa cliente; financiar las inversiones e incrementar el control sobre la actividad; simplificar la gestión, flexibilizando la operativa, etc. Todo ello persiguiendo objetivos concretos como crecer, especializarse, abrir nuevas líneas de negocio o adaptarse a los cambios tecnológicos.

Los departamentos de Compras solicitan externalizar lo considerado como auxiliar: Compras indirectas (Marketing, Servicios Generales, Travel, Facilities, Servicio profesionales, etc.), la optimización de la Logística y Distribución, la digitalización del departamento de Compras, la optimización de embalajes, la renovación de la flota comercial, el ahorro generalizado de los costes, la internacionalización de las compras, identificación de ahorros potenciales, entre otros. En este sentido, la especialización es muy importante a la hora de elegir un proveedor de BPO, ya que para conseguir la eficiencia que necesitan las empresas han de convertirse en auténticos socios.

Este es el camino emprendido por las empresas que compiten a nivel global y necesitan ser cada vez más competitivas. No hay vuelta atrás en la optimización y mejora de costes a través de la digitalización de toda la cadena de valor de la función de compras. Tampoco la hay en que Compras necesita apoyo externo de consultoría estratégica para alcanzar sus objetivos empresariales, un mayor alcance y cobertura. Las empresas de éxito de hoy y de mañana ya están adoptando este modelo, apoyándose por un lado en consultores especializados que les ayuden a definir la estrategia de transformación de su negocio, y por otro, en las posibilidades que les brinda la digitalización.