Gerardo Correas: “Empresas e instituciones buscan cada vez más un perfil profesional del responsable de sus asuntos protocolarios”

Entrevista a Gerardo Correas, CEO de la Escuela Internacional de Protocolo (EIP) 

M. Martínez García   I   maria.martinez@mercados21.es   I   6/11/2012

Como principal responsable de la Escuela Internacional de Protocolo (EIP), Gerardo Correas está intensamente involucrado en la celebración, los próximos 7, 8 y 9 de noviembre en Cádiz, del XIII Congreso Internacional de Protocolo –www.congresodeprotoloco.com–, una cita que propone experiencias únicas a los asistentes y su participación activa en la organización, al tratarse de un evento para profesionales que se dedican a ponerlos en marcha.

¿Por qué momento atraviesa el negocio de la organización de eventos en España?

La crisis ha hecho cambiar el chip en cuanto a cómo plantearlos. Se acabaron los eventos ostentosos, se acabaron las grandes producciones, se acabaron las grandes fiestas y los excesivos gastos. Ahora el reto es seguir transmitiendo los mensajes, pero echándole toda la imaginación y la técnica posible para seguir sorprendiendo, aunque enmarcados en un mundo en crisis y de prudencia, donde está mal visto el exceso. Pero también es obvio el cambio que se ha producido en las disciplinas comunicativas tradicionales. La publicidad, la relación pública y, en fin, la comunicación tanto corporativa como institucional, han variado estructuralmente y, por lo tanto, sus herramientas. Y aquí es donde entra de lleno la organización de actos y el protocolo como forma de comunicar más directa y diferente. En este instante en el que tenemos un enorme exceso de información sobre cualquier cosa, la publicidad tradicional se diluye. En cambio, en los eventos en primer lugar se selecciona claramente el público al que dirigirse (invitaciones personalizadas) y se le convoca para hacerle vivir una experiencia con el fin de que se le grabe el mensaje y la imagen de que se quiere transmitir. Todo esto hace que la tasa de retorno de la inversión realizada en comunicar sea eficiente.

Gerardo Correas.

¿Qué cifras está moviendo el sector en los últimos tiempos?

Ha pasado en 10 años de un pobre 2% a casi un 7 % del PIB español. Es algo que parece chocante si tenemos en cuenta que se gasta mucho menos dinero en los actos que se programan en los últimos tres años, habida cuenta de las menores dotaciones presupuestarias, pero no lo es si sabemos que el número absoluto de eventos que se organizan se ha multiplicado. En el caso concreto del mercado de reuniones y congresos, la evolución ha sido espectacular. La sobriedad se impone y sobre todo las técnicas organizativas se modifican de manera clara. En este momento, hacer un solo kilómetro para escuchar a alguien una conferencia, o realizar un debate, por interesante que sea, no tiene mucho sentido, pues se puede colgar en una web. Ahora mismo, el camino a seguir en el sector de las reuniones va dirigido a la realización de experiencias que requieran la presencia y la interacción de los profesionales que se citan.

¿Existe mucho intrusismo?

Sí. La gente piensa que organizar algo es un proceso exclusivo de sentido común y de obviedades. Está claro que hay personas mejor dotadas para organizar algo, pero eso no anula la necesidad de la profesionalización. Es lo mismo que si un ‘manitas’ del bricolaje anula al carpintero profesional. Nadie entendería que una persona que desarrolla un oficio lo haga simplemente porque se le da muy bien, sin haber tenido una formación previa. Se requiere estudio y experiencia. Pero es que, hasta hace muy poco, la instrucción en este campo no ha estado regulada. Y también existe un claro intrusismo en las instituciones públicas, donde los responsables del protocolo y de la organización de actos son puestos de confianza designados más por su color político que por sus dotes profesionales, lo cual es un contrasentido. Y lo mismo ocurre en muchas convocatorias públicas de puestos de trabajo. Por último, otro nivel de intrusismo es el promovido por las propias empresas que, debido al desconocimiento general del protocolo y de la organización de actos, los confían bien a una agencia de publicidad bien a la propia dirección de Marketing, e incluso a secretarías de Dirección voluntariosas.

¿Qué es más importante a la hora de promover un acto?

Un evento sin invitados es un fracaso, pero un evento sin los invitados adecuados es una pérdida de una gran oportunidad que, con seguridad, no tendrá el retorno esperado de la inversión. Se debe elegir cuidadosamente al público. Es habitual que los invitados de una empresa no sean los clientes a los que se quiere transmitir un mensaje sino amigos, compromisos y autoridades que el Consejo de Administración considera conveniente que estén, sobre todo para poder fomentar egos personales absurdos. No sólo en un congreso, sino en cualquier evento, el primer elemento comunicativo es la invitación. Es importante el diseño pero también cómo mandar dicha invitación y conseguir una asistencia masiva. Por eso, la elección y selección de la base de datos a la que invitar es un proceso arduo pero necesario. También, el qué, cómo y cuándo comunicar con el objetivo de suscitar el máximo interés y, en otro término, la creación de una expectativa como técnica necesaria para lograr la afluencia buscada. Por ejemplo, mediante una planificación previa de los contenidos de las comunicaciones a realizar. La invitación, reitero, es un asunto muy importante y al que en demasiadas ocasiones no se da el valor que tiene.

¿Por qué se ha elegido Cádiz para la celebración del XIII Congreso Internacional de Protocolo?

No dudamos por el segundo centenario de la Constitución de 1812 y, además, la decisión ha sido hacerlo en San Fernando, donde durante dos años se debatió, en el Real Teatro de las Cortes (maravillosa sala de comedias donde tendrá lugar la inauguración), La Pepa. Creamos un equipo de trabajo formado por personal experto de nuestra escuela, profesionales docentes y alumnos de varios cursos con distintos niveles de conocimientos y nos pusimos  a trabajar en el mes de mayo de 2011, sabiendo que teníamos que presentar nuestra candidatura en la asamblea de la OICP (Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo) celebrada en septiembre de 2011 en Asunción (Paraguay). Allí, con otros tres excelentes aspirantes y en una votación apretada, se nos otorgó la confianza de la organización.

¿Cuánto tiempo y recursos lleva poner en pie un evento de este tipo?

El equipo del congreso será de 28 personas. Es un proceso largo y complejo de trabajo colaborativo, donde el que coordina tiene que tener muy claros los tiempos, pues de ellos depende que se optimice la utilización de los recursos. El primer inscrito se produjo en el mes de agosto y la mayoría se apunta los últimos 15 días, lo que quiere decir que no existe la financiación. Hay que ir conformando los distintos comités: de honor, organizador, científico y ejecutivo, así como designar la correspondiente agencia de viajes y, a partir de ahí, iniciar los trabajos paralelos de los distintos grupos. Una novedad de este congreso es la inexistencia de patrocinadores. No había retorno para los mismos y no queríamos patrocinios políticos, pues no están las cosas para eso. Por esta razón, es un congreso que hay que iniciar con recursos propios y que se autofinancia con un riesgo económico importante. En este sentido, hay que destacar la enorme ayuda e implicación del ayuntamiento de San Fernando, el cual, además de cedernos el Palacio de Congresos, mediante el correspondiente acuerdo de colaboración suscrito, se ha involucrado facilitándonos las cosas en gran medida.

¿Cuáles son los objetivos de la Escuela Internacional de Protocolo?

Nació en 1995 y es un centro motor que busca impulsar el protocolo en el conjunto de la sociedad, apuesta por su reconocimiento profesional, investiga su pasado y su futuro, ofrece soluciones y asesora a instituciones y empresas, además de promover encuentros especializados, generar documentación al servicio de la profesión, editar publicaciones, apoyar eventos y actos cuya finalidad es prestigiar el protocolo, apostar por una permanente actualización, generar puestos de trabajo y favorecer la inserción de especialistas debidamente preparados en el mercado laboral. Promueve diferentes actividades, como la formación de reciclaje a profesionales, los cursos de iniciación y especializados para empresas y entidades públicas y los servicios de asesoramiento a la empresa, entre otras muchas. Permite realizar estudios universitarios tanto de grado como de postgrado y cursos de especialización en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales. Estas titulaciones están avaladas por la Universidad Abat Oliba-CEU, la Universidad de Granada, la Universidad Internacional de Valencia y la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid a través de títulos propios.

¿Es la de especialista en protocolo una profesión en auge?

El protocolo es una carrera compleja que precisa de conocimientos en numerosas materias sin los cuales no se puede garantizar el éxito. No es un conjunto de recomendaciones o reglas para comportarse en sociedad, sino que se deriva de las normas, técnicas y tradiciones mediante las cuales se organiza cualquier tipo de acto en una institución pública o privada. Es decir, cómo organizar eventos en un Ayuntamiento, un Consejo de Administración, una firma de convenio, una cena de gala, una boda… La organización requiere principios profesionales y mucha preparación y experiencia, pues un fracaso o un mal planteamiento puede suponer un severo revés para los promotores. Una reunión de negocios, un congreso o una Feria de Muestras, una comida de trabajo, una Junta General de Accionistas, una presentación de un nuevo producto, una rueda de prensa, un viaje oficial o de empresa o un acontecimiento deportivo, por ejemplo, son demasiado serios para pensar que sólo son cuestión de educación o de sentido común. Además, en el protocolo de hoy aparecen nuevos factores hasta ahora nunca contemplados, como la comunicación, la estrategia y el marketing, que se han de saber combinar adecuadamente. En los últimos años se han creado en nuestro país miles de puestos de trabajo relacionados con la organización de actos divididos a partes iguales entre los organismos oficiales y las empresas o entidades privadas. No puede hablarse de una compañía moderna y al día si no ha incorporado a sus exigencias internas las relativas al protocolo. Y esta demanda continúa creciendo. Las instituciones y las empresas buscarán cada vez más un perfil más profesional del responsable de sus asuntos protocolarios. No bastará con tener muy buenas dotes organizativas, sino que habrá que manejar de forma exhaustiva otras áreas de conocimiento, como las técnicas de organización, las nuevas tecnologías y el diseño, los idiomas, los medios sociales, la oratoria, los gabinetes y las técnicas de reunión y negociación.